Bună Guvernare 2018

Anexa nr.1

la Regulamentul privind evaluarea,

raportarea sistemului de management

financiar şi control şi emiterea

declaraţiei privind buna guvernare

 

Formularul de autoevaluare a sistemului de

management financiar şi control

anul 2017

I. MEDIUL DE CONTROL
N/o Standard naţional de control intern în sectorul public Răspuns Notă
Da Nu
SNCI 1 „Etica şi integritatea”
Standardele de comportament etic sunt comunicate tuturor angajaţilor entităţii publice? +    
Managerii şi angajaţii entităţii publice respectă standardele de comportament etic (nu există cazuri de nerespectare a acestora)? +    
Reglementările privind prevenirea fraudei şi corupţiei sunt comunicate tuturor angajaţilor entităţii publice? +    
Managerii şi angajaţii entităţii publice respectă reglementările privind prevenirea fraudei şi corupţiei (nu există cazuri de nerespectare a acestora)? +    
SNCI 2 „Funcţii, atribuţii şi sarcini”
Entitatea publică dispune de un Regulament de organizare şi funcţionare, care include misiunea, funcţiile, atribuţiile şi sarcinile entităţii? +    
Regulamentul de organizare şi funcţionare este comunicat tuturor angajaţilor entităţii publice? +    
Angajaţii entităţii publice dispun de fişe ale postului care să conţină sarcinile de bază, atribuţiile, responsabilităţile şi împuternicirile fiecărui angajat? +    
Fişa postului este comunicată fiecărui angajat al entităţii publice? +    
SNCI 3 „Angajamentul faţă de competenţă”
Entitatea publică a definit cunoştinţele şi competenţele profesionale pentru fiecare post? +    
Dispune entitatea publică de un program de instruire iniţială pentru toţi angajaţii noi? +    
Evaluează entitatea publică necesităţile de instruire şi dezvoltare profesională a angajaţilor? +    
Dispune entitatea publică de un program de instruire continuă a tuturor angajaţilor? +    
Angajaţii beneficiază de instruire relevantă responsabilităţilor care le-au fost desemnate? +    
Există proceduri stabilite pentru monitorizarea şi documentarea instruirilor? +    
Entitatea publică dispune de un mecanism de evaluare a performanţelor angajaţilor în raport cu obiectivele individuale stabilite? +    
Este performanţa individuală evaluată periodic şi revizuită împreună cu angajatul? +    
SNCI 4 „Abordarea şi stilul de operare al conducerii”
În cadrul entităţii publice, este promovată şi înţeleasă importanţa dezvoltării unui mediu de control adecvat? +    
Managerul entităţii publice promovează şi contribuie la dezvoltarea sistemului de management financiar şi control, inclusiv la înlăturarea deficienţelor majore ale acestuia? +    
SNCI 5 „Structura organizaţională”
Entitatea publică a definit şi a actualizat structura sa organizaţională în corespundere cu resursele şi responsabilităţile existente? +    
Entitatea publică a definit clar competenţele, drepturile, responsabilităţile, sarcinile, obiectivele şi liniile de raportare ale fiecărei subdiviziuni structurale? +    
Entitatea publică a comunicat structura sa organizaţională către angajaţi/alte părţi interesate? +    
Entitatea publică a comunicat competenţele, drepturile, responsabilităţile, sarcinile, obiectivele şi liniile de raportare ale fiecărei subdiviziuni (unităţi) structurale către angajaţi/alte părţi interesate? +    
SNCI 6 „Împuterniciri delegate”
Managerii de toate nivelurile din cadrul entităţii publice deleagă angajaţilor împuterniciri pentru realizarea atribuţiilor şi sarcinilor entităţii publice? +    
Managerii de toate nivelurile din cadrul entităţii publice îşi asumă responsabilitatea pentru împuternicirile delegate? +    
Managerii de toate nivelurile din cadrul entităţii publice asigură delegarea împuternicirilor doar angajaţilor care dispun de competenţa necesară? +    
Entitatea publică păstrează în scris informaţiile privind împuternicirile delegate, confirmate prin semnătura delegatului şi delegatarului? +    

 

II. MANAGEMENTUL PERFORMANŢELOR ŞI AL RISCURILOR
N/o Standard naţional de control intern în sectorul public Răspuns Notă
Da Nu
SNCI 7 „Stabilirea obiectivelor”
Entitatea publică şi-a stabilit obiective strategice? +    
Entitatea publică şi-a stabilit obiective operaţionale specifice, măsurabile, abordabile, relevante şi definite în timp? +    
Obiectivele operaţionale ale entităţii sunt coerente cu obiectivele strategice ale acesteia? +    
Entitatea publică a comunicat către angajaţi / alte părţi interesate misiunea, obiectivele strategice şi obiectivele operaţionale ale acesteia? +    
SNCI 8 „Planificarea, monitorizarea şi raportarea privind performanţele”
Entitatea publică dispune de planuri de acţiuni strategice? +    
Entitatea publică dispune de planuri de acţiuni anuale? +    
Planurile de acţiuni includ obiective? +    
Planurile de acţiuni includ indicatori de performanţă? +    
Planurile de acţiuni includ riscuri asociate obiectivelor?   + B  
Planurile de acţiuni includ evaluarea costurilor financiare a acţiunilor propuse? +    
Entitatea publică revizuieşte şi actualizează în mod sistematic planurile de acţiuni? +    
Gradul de atingere a obiectivelor / indicatorilor de performanţă se evaluează, monitorizează şi raportează sistematic? +    
SNCI 9 „Identificarea evenimentelor care pot genera riscuri şi oportunităţi”
Entitatea publică identifică riscurile legate de principalele domenii de activitate?   + B  
Entitatea publică ţine cont de sursele interne de risc?   + B  
Entitatea publică ţine cont de sursele externe de risc?   + C  
SNCI 10 „Managementul riscurilor”
Entitatea publică identifică şi evaluează impactul şi probabilitatea riscurilor în dependenţă de obiectivele stabilite?   + C  
Entitatea publică prioritizează riscurile în dependenţă de evaluarea acestora?   + B  
Entitatea publică determină nivelurile adecvate de toleranţă la riscuri?   + B  
Entitatea publică ţine sub control riscurile identificate şi evaluate?   + B  
Entitatea publică a instituit un mecanism pentru identificarea, evaluarea, înregistrarea, monitorizarea şi raportarea riscurilor?   + C  
Entitatea publică documentează managementul riscurilor?   + C  

 

III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL
N/o Standard naţional de control intern în sectorul public Răspuns Notă
Da Nu
SNCI 11 „Tipurile activităţilor de control”
Entitatea publică organizează şi realizează activităţi de control la toate nivelurile entităţii şi în toate procesele operaţionale? +    
Entitatea publică dispune şi respectă politicile şi procedurile scrise pentru fiecare proces operaţional de bază? +    
Entitatea publică dispune de proceduri de autorizare şi aprobare a acţiunilor sau tranzacţiilor? +    
Entitatea publică dispune de proceduri de supraveghere a activităţii subordonaţilor? +    
Entitatea publică dispune de mecanisme de raportare a excepţiilor / erorilor către superiori? +    
Entitatea publică dispune de proceduri de control al accesului (fizic sau electronic) la resurse, valori materiale, mijloace financiare, programe, baze de date, etc.? +    
SNCI 12 „Documentarea proceselor operaţionale”
Entitatea publică a identificat toate procesele operaţionale? +    
Entitatea publică dispune de o descriere narativă / grafică a proceselor operaţionale de bază?   + B  
Entitatea publică revizuieşte procesele operaţionale pentru a determina cel mai eficient şi econom mod de a gestiona riscurile?   + B  
SNCI 13 „Divizarea obligaţiilor şi responsabilităţilor”
Entitatea publică a separat, pe cît este posibil, funcţiile de iniţiere a unei tranzacţii financiare şi de funcţiile de verificare a validităţii acesteia? +    
Persoanele care ocupă posturi sensibile* sunt periodic evaluate sau verificate? +    
Se solicită persoanelor, care ocupă posturi sensibile, să semneze acorduri de confidenţialitate/răspundere materială? +    
Entitatea publică evaluează, monitorizează şi raportează performanţa financiară (în baza indicatorilor bugetului anual)? +    
Entitatea publică dispune de proceduri de verificare a validităţii unei tranzacţii/unui grup de date? +    
Entitatea publică dispune de proceduri de reconciliere a tranzacţiilor/grupurilor de date? +    

Notă:

* Un post este considerat ca fiind sensibil dacă, de regulă, prezintă riscuri semnificative de delapidare / fraudă / corupţie. De asemenea, se consideră a fi posturi sensibile posturile care au atribuţii de control, efectuează activitatea în relaţie directă cu beneficiarul (cetăţeni sau agenţi economici).

 

IV. INFORMAŢIA ŞI COMUNICAREA
N/o Standard naţional de control intern în sectorul public Răspuns Notă
Da Nu
SNCI 14 „Informaţia”
Entitatea publică asigură managerii şi angajaţii cu informaţiile necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor în mod econom, eficient şi eficace? +    
Entitatea publică a stabilit cantitatea, calitatea şi periodicitatea informaţiilor necesare? +    
Entitatea publică a stabilit sursele şi destinatarii informaţiilor? +    
Entitatea publică produce şi transmite informaţii corecte, clare, utile şi complete, necesare atingerii obiectivelor? +    
SNCI 15 „Comunicarea”
În entitatea publică există sisteme eficiente şi eficace de comunicare internă? +    
În entitatea publică există sisteme eficiente şi eficace de comunicare externă? +    
Entitatea publică asigură o circulaţie rapidă, completă şi în termen a informaţiilor? +    
În entitatea publică există comunicare eficientă pe orizontală? +    
În entitatea publică există comunicare eficientă pe verticală? +    
Managerii entităţii publice comunică angajaţilor sarcinile şi responsabilităţile de control? +    
Există mijloace de comunicare şi proceduri stabilite pentru raportarea neregulilor, fraudelor sau actelor de corupţie suspectate? +    

 

V. MONITORIZAREA
N/o SNCI 16 „Monitorizarea continuă” Răspuns Notă
Da Nu
Entitatea publică studiază mediul intern şi extern în vederea identificării unor schimbări? +    
Entitatea publică monitorizează, evaluează şi perfecţionează continuu sistemul de management financiar şi control? +    
Entitatea publică monitorizează activităţile de control? +    
Reclamaţiile din partea cetăţenilor sunt utilizate ca mijloace pentru a identifica şi corecta deficienţele de control?   + B  
Recomandările auditorilor externi (interni) sunt implementate totalmente? +    

 

N/o VI. CONTURI, TRANZACŢII ŞI

TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE

Răspuns Notă
Da Nu
Numerar
Este funcţia de semnare a dispoziţiilor de plată independentă de cea de contabilizare a numerarului şi elaborare a dispoziţiilor de plată? +    
Persoanele care semnează dispoziţiile de plată/încasare sunt autorizate de către managerul entităţii publice? +    
Dispoziţiile de încasare şi dispoziţiile de plată se înregistrează într-un registru separat? +    
Accesul casierului la înregistrările extraselor din conturile bancare / trezoreriale este restricţionat? +    
Conturile bancare / trezoreriale sînt reconciliate lunar de către o persoană independentă de funcţiile privind gestiunea numerarului? +    
Mijloace fixe
Sunt efectuate înregistrări detaliate ale mijloacelor fixe şi includ acestea descrierea activului, numărul de identificare, costul, data achiziţiei, uzura aferentă, durata de funcţionare utilă, locaţia, cine deţine titlul, starea actuală? +    
Toate mijloacele fixe sunt examinate fizic periodic (cel puţin anual) şi comparate cu înregistrările detaliate? +    
Sunt respectate instrucţiunile pentru inventarierea mijloacelor fixe şi este verificată conformitatea cu acestea? +    
Transmiterea / casarea / vînzarea / darea în locaţiune a mijloacelor fixe este documentată şi aprobată de către managerul entităţii publice? +    
Entitatea publică asigură contabilizarea intrărilor şi ieşirilor de mijloace fixe? +    
Achiziţii publice
Entitatea publică indică în procesul de achiziţie descrierea articolului, cantitatea, preţul, condiţiile şi datele de livrare? +    
Entitatea publică evaluează capacitatea furnizorului de a-şi îndeplini angajamentul înainte de încheierea contractului? +    
Entitatea publică respectă reglementările pentru fiecare tip de achiziţie, inclusiv pentru evaluarea aspectelor tehnice ale unei achiziţii? +    
Entitatea publică păstrează documentaţia aferentă fiecărei achiziţii, inclusiv, cu privire la criteriile de decizie şi rezultatele selectării? +    
Datorii
Entitatea publică dispune de un registru pentru înregistrarea tuturor bunurilor/serviciilor achiziţionate? +    
Este delegată managerilor operaţionali responsabilitatea de verificare/semnare/acceptare a facturilor/contractelor spre plată, în cazurile în care anume managerii operaţionali au solicitat bunurile/serviciile? +    
În momentul primirii bunurilor/serviciilor şi înainte de înregistrarea datoriei, există o persoană independentă de aceste procese care să verifice condiţiile de achiziţie cu privire la descriere, cantitate, stare, preţ? +    
Sunt verificate datele cu privire la preţ, cantitate, calitate, cheltuieli de transport, termen de plată din facturile furnizorilor cu datele din contractul de achiziţie? +    
Înainte ca factura să fie înregistrată, se verifică coincidenţa informaţiei din factură / raport de primire cu cea din contractul de achiziţie? +    
Entitatea publică asigură înregistrarea facturii înainte de efectuarea plăţii, pentru a evita efectuarea plăţii de două ori? +    
Datoriile înregistrate sunt revizuite şi reconciliate periodic cu extrasele furnizorilor? +    
Salarizarea
Există o divizare între funcţiile de înregistrare a datelor cu caracter personal şi funcţiile de evidenţă a datelor cu privire la salariu pentru fiecare angajat? +    
Entitatea publică asigură ca salariile să fie achitate fără a omite vreun angajat sau sumă? +    
Modificarea informaţiilor cu privire la salarizare este aprobată de către managerul entităţii publice? +    
Salariile lunare/ tarifare/ de funcție sunt aprobate de către managerul entităţii publice şi/sau stabilite prin contract colectiv de muncă? +    
Premiile, adaosurile şi orele suplimentare sunt aprobate de către managerul entităţii publice? +    
Înregistrările contabile cu privire la salarizare sunt verificate periodic cu statul de personal şi lista tarifară? +    
Calculul salariilor presupune verificarea numelui şi prenumelui angajaţilor, orelor lucrate efectiv, salariilor lunare / tarifare / de funcție? +    
Tehnologii informaţionale
În cadrul entităţii publice există o divizare a sarcinilor între programatori şi utilizatori de programe/aplicaţii? +    
Personalului IT îi este interzis să iniţieze tranzacţii şi să facă schimbări în fişierele de referinţă? +    
Sunt cerute parole unice şi confidenţiale pentru accesarea sistemelor IT, programelor/aplicaţiilor? +    
Sunt parolele schimbate la intervale regulate de timp şi anulate pentru angajaţii care nu mai activează în cadrul entităţii publice? +    
Angajaţii au acces numai la acele programe/aplicaţii care sunt necesare în vederea îndeplinirii sarcinilor? +    
Se fac periodic copii de rezervă ale fişierelor de date în locaţii diferite de cele originale? +